در محیط‌های کاری، پایان همکاری بین کارفرما و پرسنل، همواره با فرآیندی به نام تسویه حساب همراه است. این فرآیند نه تنها از نظر مالی اهمیت دارد، بلکه رعایت قوانین مرتبط با آن برای حفظ حقوق طرفین ضروری محسوب می‌گردد. عدم آگاهی از قواعد تسویه حساب، ممکن است به اختلافات حقوقی یا مالی بین کارگر و کارفرما بینجامد. از این رو، شناخت دقیق مفاهیم، مراحل و مستندات قانونی این موضوع، به ویژه با توجه به تغییرات سالانه قوانین کار و نرخ 1404، برای هر دو طرف حیاتی است. این گزارش به طور کامل به مفهوم تسویه حساب با پرسنل پرداخته، موارد ضروری، مراحل انجام و محاسبه حساب پرسنل 1404 را توضیح داده و در نهایت، زمان و مهلت قانونی انجام این فرایند را ذکر می‌کند.

1. تسویه حساب با پرسنل چیست و چرا ضرورت دارد؟

تسویه حساب با پرسنل فرآیندی است که به معنای محاسبه و پرداخت کلیه مطالبات قانونی و مالی کارگر یا کارمند در پایان دوران همکاری است. اعم از اینکه قرارداد کاری موقت یا دائم باشد و اتمام همکاری ناشی از استعفا، اخراج یا پایان مدت قرارداد باشد، کارفرما موظف است پس از قطع همکاری، تمامی حقوق معوقه و مزایای قانونی را مطابق قانون کار پرداخت کند.

این فرآیند تنها به حقوق پایه محدود نمی‌شود. مواردی مانند پاداش‌های معوق، مرخصی‌های استفاده نشده و حق سنوات نیز باید در محاسبات لحاظ شوند. عدم توجه به این جزئیات ممکن است کارفرما را با شکایت‌های کارگری مواجه کند. تسویه حساب معمولاً با تنظیم یک صورتجلسه تسویه حساب همراه است که در آن، میزان پرداختی‌ها به طور شفاف ثبت می‌شود و امضای طرفین، نشان‌دهنده توافق نهایی و پایان تعهدات مالی است.

2. تسویه حساب کارگر و کارمند در قانون کار (ماده 22 و 24) 

تسویه حساب کارگر و کارمند در قانون کار، به عنوان یک تکلیف قانونی برای کارفرمایان شناخته می‌شود. بر اساس ماده 22 قانون کار جمهوری اسلامی ایران:

• در پایان کار، کلیه مطالباتی که ناشی از قرارداد کار و مربوط به دوره اشتغال کارگر… است، به کارگر و در صورت فوت او، به وارث قانونی وی پرداخت خواهد شد.

علاوه بر این، در زمان محاسبه، حقوق و مزایای کارگر یا کارمند بر اساس مواد مبحث سوم قانون کار (خاتمه قرارداد کار)، محاسبه می‌گردد و شامل موارد زیر است:

• حقوق و دستمزد معوقه: پرداخت تمام حقوق و مزایای پرداخت نشده.
• حق سنوات (پایان کار): مطابق ماده 24 قانون کار، کارگر مستحق دریافت حق سنوات بر اساس آخرین حقوق دریافتی خواهد بود.
• عیدی و پاداش: به ازای هر سال کار، حداقل معادل شصت روز آخرین مزد (مشروط بر اینکه از نود روز حداقل مزد روزانه قانونی، بیشتر نشود).
• مرخصی‌های استفاده نشده یا مانده مرخصی و حق مأموریت‌های پرداخت نشده.

نکته کلیدی: هرگونه کسر از حقوق کارگر، تنها در موارد مصرح در قانون مجاز است.

3. موارد ضروری که باید در صورتجلسه تسویه حساب لحاظ شود

یکی از مهم‌ترین موارد در تسویه حساب، محاسبه دقیق حقوق معوقه و مزایا است. این محاسبات شامل:

• 1. حقوق پایه، اضافه‌کاری، حق مأموریت و پاداش‌های ثبت شده.
• 2. بیمه تأمین اجتماعی: اطمینان از پرداخت کامل سهم کارفرما و کارگر برای جلوگیری از مشکلات بیمه‌ای آتی.
• 3. حق سنوات و مانده مرخصی: محاسبه بر اساس آخرین حقوق دریافتی.
• 4. شفاف‌سازی و ثبت کتبی: تمامی توافقات و تسویه مالی باید به صورت مکتوب و در فرم تسویه حساب ثبت و امضا شوند. کارگران باید از امضای فرم تسویه حساب بدون دریافت کامل مطالبات، اجتناب کنند.

4. مراحل گام به گام تسویه حساب کارفرما با کارگر و کارمند

مراحل تسویه حساب شامل چند گام اصلی و اساسی است:

گام 1: اعلام قطع همکاری: این مرحله با استعفا، اخراج یا پایان مدت قرارداد کار موقت آغاز می‌شود.

گام 2: تهیه لیست کامل مطالبات: واحد حسابداری/ منابع انسانی باید لیست حقوق، مزایا، مرخصی‌ها و سایر موارد قانونی را تهیه کند.

گام 3: محاسبه دقیق مالی: انجام محاسبه دقیق بر اساس نرخ حقوق سال جاری (مانند 1404)؛ توصیه می‌شود از نرم‌افزار‌های حسابداری یا مشاوره کارشناسان حقوقی استفاده شود.

گام 4: تنظیم و امضای صورتجلسه تسویه حساب: این سند به عنوان سند قانونی، در صورت بروز اختلافات آینده، قابل استناد خواهد بود.

شرایط تسویه حساب در حالت‌های خاص:

استعفا: کارگر باید کتباً استعفای خود را اعلام کند؛ کارفرما موظف به پرداخت تمامی مزایای پایان کار خواهد بود.

اخراج: در صورت اخراج بدون دلیل موجه، کارفرما ممکن است مجبور به پرداخت غرامت و خسارت ناشی از اخراج غیرقانونی نیز باشد (علاوه بر مزایای قانونی).

پایان قرارداد موقت: پرداخت تمام حقوق و مزایا پس از اتمام مدت قرارداد الزامی است.

5. محاسبه تسویه حساب پرسنل 1404: سنوات، عیدی و حداقل حقوق جدید

محاسبه تسویه حساب پرسنل در سال 1404 بر اساس نرخ جدید حقوق و دستمزد مصوب وزارت کار انجام می‌شود. این محاسبات شامل موارد حیاتی زیر است:

حق سنوات 1404: معادل یک ماه حقوق به ازای هر سال خدمت بر اساس آخرین حقوق دریافتی تعیین شده است.

عیدی و پاداش پایان سال 1404: عیدی نباید از معادل نود روز حداقل مزد روزانه قانونی تجاوز کند. پاداش پایان سال (سود) نیز معمولاً برابر با حداقل یک و حداکثر دو ماه حقوق است.

حقوق و اضافه‌کاری: بر اساس آخرین حقوق پایه و نرخ‌های جدید اضافه‌کاری سال 1404 محاسبه می‌شود.

برای دقت در محاسبات، استفاده از فرمول‌های استاندارد قانون کار و نرم‌افزار‌های تخصصی حسابداری منابع انسانی قویاً توصیه می‌شود.

6. زمان و مهلت تسویه حساب با کارگر و کارمند

بر طبق قانون کار، کارفرما موظف است در کوتاه‌ترین زمان ممکن، تسویه حساب را انجام دهد. اگرچه در برخی موارد، مهلت قانونی برای پرداخت سنوات و مزایای پایان کار تا 30 روز پس از پایان همکاری تعیین شده است، اما توافق طرفین بر پرداخت زودتر بلامانع است.

اقدامات در صورت تأخیر: اگر کارفرما از پرداخت تسویه حساب امتناع کند یا تأخیر نماید، کارگر می‌تواند از طریق مراجع قانونی (هیئت تشخیص و هیئت حل اختلاف اداره کار)، نسبت به پیگیری امر اقدام کند. تأخیر در تسویه حساب ممکن است منجر به جریمه‌های قانونی برای کارفرما شود.