1. ایجاد میز خدمت ویژه
2. تبدیل اسناد دفترچه‌ای «حدی» به حدنگار
3. تبدیل اسناد دفترچه‌ای «دارای طول و ابعاد» به حدنگار
4. تبدیل اسناد دفترچه‌ای آپارتمانی به حدنگار
5. اطلاع‌رسانی و موارد خاص
6. تأکید بر کاهش استعلام‌های غیرضروری

الف) ایجاد میز خدمت ویژه

به منظور کاهش زمان و هزینه برای مراجعان، در هر واحد ثبتی یک همکار مجرب تحت عنوان میز خدمت تعیین می‌شود. وظیفه میز خدمت، ابتدا بررسی وجود یا عدم وجود نقشه رقومی ملک در بانک جامع حدنگار است تا مراحل بعدی با سرعت و دقت بیشتر انجام شود.

ب) تبدیل اسناد دفترچه‌ای «حدی» به حدنگار

در این دسته از اسناد، چنانچه نقشه ملک پیشتر در بانک حدنگار موجود باشد، صرفاً بازدید برای تدقیق انجام می‌شود و از تهیه نقشه مجدد خودداری خواهد شد. در این حالت، فرآیند حداکثر ظرف 10 روز کاری تکمیل می‌گردد.

اگر نقشه ملک در بانک حدنگار موجود نباشد، تهیه نقشه و انجام فرآیندهای قانونی با استفاده از ظرفیت تفاهم‌نامه سه‌جانبه میان سازمان ثبت، شرکت ملی پست و سازمان نظام مهندسی انجام و حداکثر ظرف 20 روز به پایان می‌رسد.

ج) تبدیل اسناد دفترچه‌ای «دارای طول و ابعاد» به حدنگار

در صورت تطابق کامل نقشه موجود با سوابق ثبتی، تثبیت نقشه و صدور سند حدنگار حداکثر در 2 روز انجام می‌شود تا روند ثبت برای شهروندان بسیار سریع باشد.

در صورتی که نقشه دارای عدم تطابق با سوابق ثبتی باشد، فرآیند بازدید و اصلاح نقشه تا 10 روز کاری به پایان می‌رسد. برای املاک فاقد نقشه، زمان انجام کار حداکثر 20 روز تعیین شده است.

د) تبدیل اسناد دفترچه‌ای آپارتمانی به حدنگار

اگر نقشه عرصه ملک در بانک حدنگار تثبیت شده باشد، نیازی به بازدید حضوری نیست و صدور سند حدنگار برای آپارتمان‌ها حداکثر ظرف 3 روز کاری انجام می‌شود. این رویه به منظور تسریع در خدمات به مالکین واحدهای آپارتمانی طراحی شده است.

ه) اطلاع‌رسانی به متقاضیان در موارد خاص

در صورت مشاهده تداخل عرصه ملک متقاضی با مواردی مانند بستر رودخانه، اراضی ملی یا زمین‌های موات، اطلاع‌رسانی لازم به صورت کتبی و رسمی به متقاضی انجام می‌پذیرد تا مراحل بعدی حقوقی و ثبتی با شفافیت دنبال شود.

تأکید بر کاهش استعلام‌های غیرضروری

در دستورالعمل اخیر، واحدهای ثبتی موظف شده‌اند که به منظور جلوگیری از اتلاف وقت و هزینه مردم، از انجام هرگونه استعلام غیرضروری اکیداً خودداری کنند. هدف این بند، حذف موانع اداری و کاهش مراحل زائد است تا خدمات ثبت سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر به مراجعان ارائه شود.

جمع‌بندی و راهنمایی برای متقاضیان

برای تسهیل روند تبدیل سند دفترچه‌ای به حدنگار توصیه می‌شود متقاضیان پیش از مراجعه، مدارک مالکیتی، نقشه‌های قبلی و مشخصات دقیق ملک را آماده کنند و در صورت امکان پیش از مراجعه از طریق میز خدمت محلی، وجود نقشه در بانک حدنگار را استعلام نمایند. این کار می‌تواند زمان پردازش را تا حد قابل توجهی کاهش دهد.