1. معنای برابر اصل کردن
2. مدارک قابل برابر با اصل کردن
3. مراحل برابر با اصل کردن سند در دفترخانه
4. کاربرد برابر با اصل کردن اسناد
5. هزینه برابر با اصل کردن مدارک
6. نکات مهم درباره برابر با اصل کردن

معنای برابر اصل کردن

عبارت «برابر با اصل کردن» به این معناست که دفتر اسناد رسمی تصدیق می‌کند نسخه کپی ارائه‌شده دقیقاً مشابه نسخه اصلی است و هیچ تغییری در متن، شکل یا محتوا صورت نگرفته است. پس از تطبیق، دفترخانه با مهر و امضا روی کپی، آن را قابل استناد اعلام می‌کند. این تأیید جهت حفظ اصل سند و ارائه نسخه‌ای رسمی به سایر مراجع مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مدارک قابل برابر با اصل کردن

تقریباً هر سند رسمی یا سندی که در مقام استناد مورد قبول باشد، قابلیت برابر با اصل شدن دارد. مدارک رایج شامل:

• شناسنامه، کارت ملی، گذرنامه
• مدارک تحصیلی اعم از ریزنمرات و گواهی‌ها
• اسناد ملکی (سند خانه، زمین، خودرو)
• وکالت‌نامه‌ها، قراردادها و صورت‌حساب‌ها
• مدارک اداری و مالی مانند قبوض یا گواهی‌ها

مراحل برابر با اصل کردن سند در دفترخانه

روند کلی برابر با اصل کردن در دفترخانه به شرح زیر است و معمولاً ساده و سریع انجام می‌شود:

1. ارائه اصل سند و کپی

متقاضی باید نسخه اصلی سند را همراه با کپی(های) مورد نیاز به دفترخانه تحویل دهد تا امکان تطبیق فراهم شود.

2. تطبیق سند با کپی

مسئول دفترخانه (سردفتر یا کارمند مربوطه) کپی را به‌دقت با نسخه اصلی تطبیق می‌دهد تا از صحت و مطابقت کامل متن، امضاها و مهرها اطمینان حاصل شود.

3. مهر، امضا و درج عبارت «برابر با اصل»

پس از تأیید، روی کپی مهر رسمی دفترخانه درج و توسط سردفتر امضا می‌شود و معمولاً عبارت «برابر با اصل» به همراه تاریخ ثبت قرار می‌گیرد. اطلاعات دفترخانه مانند شماره و مشخصات باید روی مهر دیده شود.

4. ثبت در دفتر ثبت (در صورت نیاز)

در برخی دفاتر، اطلاعات مربوط به سند برابر با اصل در دفتر مخصوص ثبت می‌شود تا سابقه‌ای از عملیات نگهداری شود؛ این مورد بسته به رویه دفترخانه متغیر است.

کاربرد برابر با اصل کردن اسناد

برابر با اصل اسناد در موارد متعددی کاربرد دارد و بسیاری از سازمان‌ها برای پذیرش مدارک، اصالت نسخه کپی را مطالبه می‌کنند. از مهم‌ترین کاربردها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ادارات دولتی: برای ثبت‌نام، پیگیری پرونده‌ها و تکمیل مدارک
• دانشگاه‌ها: برای تأیید مدارک تحصیلی در پذیرش یا مهاجرت
• دادگاه‌ها: به‌عنوان مدرک در پرونده‌های قضایی
• سفارت‌ها: جهت ارائه مدارک برای اخذ ویزا یا اقامت
• شرکت‌ها و مؤسسات: برای استخدام، قراردادها یا امور مالی

هزینه برابر با اصل کردن مدارک در دفترخانه

هزینه برابر با اصل بر اساس تعرفه‌های مصوب سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تعیین می‌شود و معمولاً به ازای هر صفحه کپی محاسبه می‌گردد. مبلغ معمولاً جزئی است اما برای کسب اطلاع دقیق‌تر از هزینه، می‌توان پیش از مراجعه از دفترخانه سؤال کرد.

نکات مهم درباره برابر با اصل کردن

رعایت چند نکته می‌تواند از بروز مشکل در مراحل اداری جلوگیری کند و روند ارائه مدارک را تسهیل نماید:

• اعتبار کپی برابر با اصل: برخی سازمان‌ها برای مدارک تاریخ‌دار شرط می‌گذارند؛ معمولاً اعتبار بین شش ماه تا یک سال متغیر است.
• عدم تغییر در سند اصلی: اسناد مخدوش یا دارای اصلاحات ممکن است قابل برابر با اصل نباشند.
• مسئولیت دفترخانه: دفترخانه تنها تطبیق کپی با اصل را تأیید می‌کند و صحت محتوای سند اصلی را بررسی محتوایی نمی‌کند.
• پیش‌نیازها: همراه داشتن کارت شناسایی معتبر متقاضی و ارائه تعداد کپی‌های مورد نیاز معمولاً الزامی است.

جمع‌بندی: برابر با اصل کردن سند یک فرآیند ساده اما مهم برای تضمین اصالت نسخه‌های کپی است که در موقعیت‌های رسمی و اداری کاربرد فراوان دارد. با رعایت نکات بالا و اطلاع از شرایط و هزینه‌ها می‌توانید این فرآیند را سریع و بدون مشکل انجام دهید.