1. دفتریاری چیست؟
2. وظایف و مسئولیت‌های اصلی یک دفتریار
3. تفاوت دفتریار با منشی و دستیار اجرایی
4. چرا دفتریاری شغل مهمی است؟

دفتریاری چیست؟

دفتریاری (یا گاهی به آن منشی‌گری نیز گفته می‌شود، اما دفتریاری بیشتر بر کارهای اداری و پشتیبانی تمرکز دارد) شغلی است که وظایف پشتیبانی اداری را در یک دفتر، سازمان یا شرکت انجام می‌دهد. این وظایف می‌تواند بسیار متنوع باشد و بستگی به نوع و اندازه سازمان دارد. یک دفتریار کارآمد، نقش کلیدی در افزایش بهره‌وری و سازماندهی یک محیط کاری دارد.

وظایف و مسئولیت‌های اصلی یک دفتریار

وظایف یک دفتریار شامل طیف وسیعی از فعالیت‌ها می‌شود که به طور کلی می‌توان آنها را در دسته‌های زیر قرار داد:

مدیریت مکاتبات:

• دریافت، ثبت و توزیع نامه‌ها و اسناد.
• بایگانی مدارک به صورت فیزیکی و دیجیتال.
• تنظیم نامه‌ها، ایمیل‌ها و گزارش‌ها (گاهی اوقات پیش‌نویس اولیه را دفتریار تهیه می‌کند).

تنظیم و هماهنگی قرار ملاقات‌ها:

• پاسخگویی به تلفن‌ها و مدیریت تماس‌ها.
• هماهنگی جلسات و تنظیم برنامه کاری مدیر یا تیم.
• رزرو اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات لازم.

مدیریت اطلاعات و داده‌ها:

• ورود اطلاعات به سیستم‌های کامپیوتری.
• تهیه گزارش‌های ساده و خلاصه‌سازی اطلاعات.
• به‌روز نگه داشتن پایگاه‌های داده.

پشتیبانی عمومی دفتر:

• مدیریت لوازم اداری و سفارش مجدد آن‌ها.
• پذیرایی از مراجعین و مهمانان.
• کمک در سازماندهی رویدادها و مناسبت‌های داخلی.

مهارت‌های مورد نیاز:

• مهارت‌های ارتباطی قوی: هم کلامی و هم نوشتاری. باید بتوانید با افراد مختلف (همکاران، مراجعین، مدیران) به خوبی ارتباط برقرار کنید.
• مهارت‌های سازمانی: برای مدیریت زمان، اولویت‌بندی وظایف و بایگانی منظم اسناد ضروری است.
• آشنایی با نرم‌افزارهای آفیس: Word، Excel، PowerPoint و Outlook ابزارهای روزمره یک دفتریار هستند.
• دقت و توجه به جزئیات: اشتباهات کوچک می‌توانند دردسرهای بزرگی ایجاد کنند!
• توانایی حل مسئله: گاهی اوقات باید سریع و مستقل عمل کنید تا مشکلات پیش‌بینی نشده را حل کنید.
• اخلاق حرفه‌ای: رازداری، مسئولیت‌پذیری و قابل اعتماد بودن.

تفاوت دفتریار با منشی و دستیار اجرایی

در حالی که این سه نقش ممکن است برخی از وظایف مشترک داشته باشند، تفاوت‌های کلیدی در سطح مسئولیت و پیچیدگی کار وجود دارد:

• منشی (Secretary): این واژه بیشتر عمومی است و می‌تواند شامل وظایف مختلفی باشد.
• دفتریار (Office Assistant/Clerk): تمرکز بیشتری بر کارهای اداری، بایگانی، مدیریت اسناد و پشتیبانی عمومی دارد.
• دستیار اجرایی (Executive Assistant): معمولاً به یک مدیر ارشد کمک می‌کند و وظایف پیچیده‌تر و سطح بالاتری (مانند مدیریت پروژه‌ها، برنامه‌ریزی سفر) دارد.

چرا دفتریاری شغل مهمی است؟

یک دفتریار خوب مانند ستون فقرات یک دفتر عمل می‌کند. با انجام منظم و دقیق وظایف پشتیبانی، به دیگران اجازه می‌دهد روی کارهای اصلی و مهم‌تر خودشان تمرکز کنند. این شغل نیازمند نظم، دقت و مهارت‌های ارتباطی قوی است و نقش حیاتی در روان‌سازی فرآیندهای اداری دارد. دفتریار یک عضو ارزشمند در هر تیمی است که به بهبود کارایی و بهره‌وری کمک می‌کند.